Shared Projects w ChatGPT dla każdego – współpraca bez granic

Nowy wymiar współpracy w ChatGPT – Shared Projects otwarte dla wszystkich

Zmiana, o której tu piszę, jest naprawdę nie do przecenienia. W październiku 2025 roku pojawiła się funkcja Shared Projects w ChatGPT, dostępna już nie tylko dla użytkowników płatnych, lecz także dla tych, którzy korzystają z darmowego planu. Każdy – czy dopiero zaczyna, czy korzysta na co dzień intensywnie – może teraz, z dowolnego miejsca na świecie, współpracować z innymi, dzielić się plikami, rozmawiać i ustalać instrukcje. Tworzy się z tego zupełnie nowa jakość organizacji pracy, która – i nie wstydzę się tego napisać – ułatwiła mi życie, a niejednej osobie wyprostowała nawet najbardziej kłopotliwe projekty.

Zapraszam cię do lektury praktycznego przewodnika po Shared Projects, pisanego przez kogoś, kto korzysta z tej funkcji nie tylko „na papierze”, ale podczas codziennych zmagań z klientami, zespołem i własnymi zadaniami.

Shared Projects – co to właściwie jest?

Nazwa brzmi może nieco technicznie, jednak kryje się pod nią coś bardzo przydatnego. Projekty (Projects) to po prostu specjalne przestrzenie robocze, które pojawiły się w ChatGPT i do których możesz zapraszać współpracowników, rodzinę czy znajomych. Razem macie dostęp do wspólnych rozmów, plików czy niestandardowych instrukcji.

Ten system ułatwia trzymanie wszystkiego pod kontrolą – zamiast mieć rozrzucone rozmowy i dokumenty, gromadzisz je w przejrzystych „folderach” (projektach), które sam nazywasz i personalizujesz.

Podstawowe możliwości projektów:

• Nadawanie nazwy i ikony dla szybkiej identyfikacji („Plan wycieczki”, „Projekt semestralny”, „Nowa kampania”)
• Przypisywanie kolorów, co – przynajmniej mi – bardzo ułatwia ogarnięcie, gdzie co się znajduje
• Dodawanie rozmów już istniejących lub rozpoczynanie ich bezpośrednio w projekcie
• Podpinanie plików: prezentacji, raportów, zdjęć… co tylko komu potrzeba
• Ustawianie spersonalizowanych instrukcji dla ChatGPT działającego w obrębie danego projektu (np. konkretny styl wypowiedzi, preferencje językowe)
• Zapraszanie gości – zarówno do biernego podglądu, jak i aktywnego współtworzenia projektu

Te wszystkie funkcje możesz skonfigurować pod swoje potrzeby – nie ma tu mowy o „jeden rozmiar dla wszystkich”.

Kiedy przydają się wspólne projekty? Przykłady z życia (i pracy)

Nie traktuję tej funkcji jako kolejnego bajeru od ChatGPT. W praktyce, w ciągu kilku tygodni zauważyłem, jak wspólne projekty przeorganizowały moją codzienność. Oto kilka typowych zastosowań – wiele z nich pewnie będzie ci bliskich.

Praca zespołowa

Wyobraź sobie klasyczny projekt na uczelni – kilka osób, każdy coś robi, a na koniec okazuje się, że połowa notatek gdzieś zaginęła. Korzystając z Shared Projects, wrzucamy wszystkie notatki, linki, zadania do jednego „folderu”. ChatGPT błyskawicznie podsumowuje postępy, podsuwa gotowe propozycje lub analizuje dane. Osobiście miałem okazję przekonać się o skuteczności tego podejścia, współpracując z ekipą programistów nad projektem dla klienta – chaos się skończył.

Tworzenie spójnych treści

W pracy przydał się Shared Project podczas wspólnego pisania kampanii reklamowych i ofert. Ustawiliśmy instrukcje typu „zwracaj się do odbiorcy na ty, zachowaj formalność z odrobiną luzu”, a cała komunikacja nabrała jednolitego tonu, niezależnie od tego, kto pisał. Oszczędność czasu i nerwów – naprawdę.

Raportowanie i analiza danych

Cyklicznie wysyłam cotygodniowe raporty. Dane wrzucam do konkretnego projektu, a ChatGPT buduje zestawienia porównujące z wcześniejszymi tygodniami. Jeżeli któryś z współpracowników chce coś doprecyzować, wszystko dzieje się w jednym miejscu, bez tony maili i plików „końcowych_final_na_pewno.docx”.

Badania naukowe i edukacja

Transkrypcje wywiadów, analizy literatury i surowe dane – wszystko w jednym projekcie. Każdy członek zespołu dorzuca swoje materiały, potem wspólnie zadajemy ChatGPT pytania, prosimy o raporty lub przygotowanie wniosków z zebranych treści. Takie uporządkowanie daje mi realną władzę nad projektem badawczym, zamiast poczucia chaosu.

Współpraca bez ograniczeń – jak to działa w praktyce

Największe zaskoczenie? Zespołowa praca w jednym miejscu, z natychmiastową synchronizacją wszystkich informacji i plików. Jeżeli funkcjonujesz jak ja – w kilku zespołach naraz – obecność każdego projektu w osobnej przestrzeni to gamechanger. Przestajesz się zastanawiać, kto dodał nową wersję pliku, czyje komentarze już zostały uwzględnione i gdzie są najnowsze materiały.

Perspektywa użytkownika zmienia się podstawowo: ChatGPT przestaje być tylko osobistym asystentem – staje się wirtualnym miejscem spotkań i pracy. Model zachowuje „pamięć” projektu niezależnie od innych rozmów i tematów, więc nawet kiedy prowadzę kilka wątków jednocześnie, nie robi mi się galimatias.

Zasady współpracy w projekcie

• Zapraszanie członków – poprzez adres e-mail, link lub bezpośrednio „z aplikacji”
• Dwa poziomy dostępu:
  • Edit access – pełne uprawnienia (dodawanie, usuwanie i edytowanie wszystkiego w projekcie, zapraszanie kolejnych członków)
  • Chat access – dostęp do rozmów, bez możliwości modyfikacji ustawień czy zapraszania kolejnych osób

Moim zdaniem – a jestem raczej zwolennikiem jasnych reguł – takie zróżnicowanie znacznie ułatwia zarządzanie przepływem informacji. Gdy projekt dotyczy np. draftów kampanii reklamowej, osoby z chat access mogą komentować, ale nie naruszają pierwotnej struktury dokumentów.

Personalizacja każdego projektu – nie tylko dla perfekcjonistów

Osobiście doceniam możliwość drobiazgowego personalizowania projektów. Każdy folder projektowy otrzymuje własną nazwę, ikonę i kolor. Dla osób opanowanych to pewnie detal, ale dla mnie – kolory, nazwy i spójny wygląd projektów niezwykle przyśpieszają orientację, zwłaszcza gdy tych projektów jest kilka, a czasem i kilkanaście.

Co więcej, w każdym projekcie możesz ustawić inne instrukcje, które ChatGPT będzie traktował priorytetowo w analizie treści i generowaniu wypowiedzi. Przykładowo, w projekcie dotyczącym kampanii informacyjnej, AI działa zupełnie inaczej niż w folderze z zadaniami domowymi moich dzieciaków. Mały krok dla funkcji… a jakby świat się przewrócił na lepsze!

Porządek nawet przy dużej liczbie rozmów

Pewnie znasz to uczucie, gdy kolejny raz szukasz istotnej rozmowy czy pliku ukrytego gdzieś głęboko w historii chatu. Projekty rozwiązują ten problem – każda nowa rozmowa w projekcie pojawia się „od razu na oczach”, nie miesza się z innymi tematami i nie ginie w otchłani archiwum.

Wersje, limity i dostępność – kto, ile i do czego?

W teorii mogłoby się wydawać, że wszystko jest zupełnie za darmo i bez żadnych limitów. Niestety, rzeczywistość (jak to w życiu) trochę ogranicza nasze zapędy. Oto jak wygląda podział na plany:

Plan ChatGPT	Maks. plików	Maks. współpracowników
Free	5	5
Plus/Go	25	10
Pro/Business	40	100

Przekładając to na język codzienny: jeśli prowadzisz duży zespół lub zarządzasz wieloma plikami naraz, prędzej czy później przekonasz się do wyższego pakietu. Jednak nawet darmowy plan wystarcza na miarę rodzinnych spraw, prostych projektów na studiach czy doraźnych kooperacji.

Bezpieczeństwo i prywatność – o czym warto wiedzieć?

Tu nie ma miejsca na kompromisy. Widoczność każdego projektu można indywidualnie ustawić – wybierasz, czy projekt widzą tylko zaproszone osoby, czy każda posiadająca link. Ja zawsze wybieram tryb „na zaproszenie”, szczególnie przy projektach zawodowych. Czasem jednak, kiedy rozpracowujemy coś na otwartym forum lub robimy ogólnodostępne materiały, wygodniej udostępnić projekt szerzej.

Kolejna sprawa, którą bardzo sobie cenię: własna „pamięć” każdego projektu. ChatGPT nie gubi kontekstu, nie zapomina części historii, nawet gdy pracujemy nad kilkoma zadaniami jednocześnie. Odpada problem rozproszonych notatek i przypadkowego mieszania wątków – trochę jak uporządkowany segregator, tylko w cyfrowej wersji.

Szczera opinia praktyka – co zyskasz, korzystając z Shared Projects?

Nie mam w zwyczaju przesadnie chwalić rozwiązań tylko dlatego, że są nowe, ale w tym przypadku – muszę szczerze przyznać, że Shared Projects to ogromny krok naprzód w codziennej organizacji pracy. Oto, co dla mnie stało się szczególnie ważne:

• Porządek i łatwość zarządzania rozproszonymi informacjami – już nie szukam godzinami, gdzie zostały zapisane uwagi czy pliki od różnych osób.
• Dostęp dla wszystkich zainteresowanych – niezależnie od wersji konta, nikt nie zostaje na lodzie.
• Błyskawiczne przełączanie kontekstów – rodzinny plan wyjazdu, projekt naukowy czy brief kreatywny zespołu? Żaden problem, wszystko w odpowiednim projekcie.
• Poczucie kontroli nad danymi – sam wybieram tryb widoczności, decyduję, kto dołącza, kto widzi co i kiedy.
• Wspólna odpowiedzialność – idee, komentarze i wersje plików zawsze są pod ręką, każdy ma wgląd i wpływ na efekt końcowy.

Poradnik krok po kroku – jak zacząć korzystać z Shared Projects?

Wbrew pozorom, uruchomienie pierwszego wspólnego projektu jest dziecinnie proste. Przygotowałem dla ciebie krótką „ściągę”, która przeprowadzi cię przez ten proces:

1. Wejdź do ChatGPT i wybierz zakładkę „Projekty”
2. Stwórz nowy projekt – nadaj mu nazwę i przypisz kolor/ikonę (możesz potem zmienić)
3. Dodaj pliki lub rozmowy – wrzuć to, co przyda się tobie i innym
4. Ustaw niestandardowe instrukcje – określ styl, ton i priorytety (jeśli chcesz, żeby ChatGPT trzymał się ustalonych ram)
5. Zaproś współpracowników – wyślij zaproszenie mailem, udostępnij link lub zaproś bezpośrednio z poziomu aplikacji

W każdej chwili możesz zmieniać skład zespołu, uprawnienia czy widoczność projektu. Na początku warto poeksperymentować z różnymi ustawieniami i na bieżąco je dostosowywać do potrzeb.

Wady i potencjalne przeszkody – na co uważać?

Zawsze staram się podchodzić do nowości z nutą sceptycyzmu. Choć śmiało mogę polecić korzystanie z Shared Projects w ChatGPT, warto mieć z tyłu głowy kilka ograniczeń:

• Limity plików i członków zespołu w wersji darmowej – nie przeskoczysz ich, więc na większe projekty trzeba rozważyć płatny plan
• Brak zaawansowanych narzędzi do zarządzania uprawnieniami – udostępnianie jest proste, ale kto miał styczność z systemami do zarządzania zespołem, ten zauważy, że niektóre funkcje są uproszczone
• Uzależnienie od stabilności i dostępności serwerów ChatGPT – czasem coś się „przytnie” lub chwilowo nie działa, co zdarzało mi się przy intensywnych pracach

Moim zdaniem jednak, już teraz ta funkcja spełnia oczekiwania 90% użytkowników, a drobne minusy nie przebijają licznych zalet.

Kiedy i dlaczego warto przełączyć się na płatny pakiet?

Tak jak pisałem wyżej – jeśli działasz w dużych zespołach, planujesz rozbudowane projekty lub zarządzasz sporą liczbą plików, na pewnym etapie darmowy limit zaczyna być barierą. Wybór planu Plus czy Pro jest wtedy uzasadniony – płacisz i wymagasz, proste. Za to użytkownik indywidualny, mniejsze firmy czy rodziny spokojnie poradzą sobie na podstawowej wersji.

Integracje i dalszy rozwój – spojrzenie w przyszłość

Nie byłbym sobą, gdybym nie sprawdził, jakie integracje i rozwinięcia planuje się dla tej funkcji. Już teraz pojawiają się plotki o możliwości podpięcia projektów do narzędzi zewnętrznych (np. make.com, n8n), co pozwoli automatyzować obsługę dokumentów lub organizować przypomnienia o zadaniach. Jeżeli tak się stanie, ChatGPT stanie się jeszcze bardziej konkurencyjny wobec klasycznego środowiska biurowego.

Z własnego doświadczenia wiem, jak bardzo przydaje się automatyzacja powtarzających się zadań. Połączenie mocy AI z systemami automatyzującymi biznes (czyli wszystkim tym, co „robi się samo”) otworzy przed tobą, mną i moimi klientami nowe możliwości – takie tam marzenie na dalszą przyszłość.

Shared Projects – czy to narzędzie dla ciebie?

Jeśli cenisz:

• Porządek w dokumentach i rozmowach,
• Pracę zespołową prowadzoną na luzie,
• Transparentność i jasny podział odpowiedzialności,
• Szybki dostęp do historii zespołu,
• Możliwość łatwej zmiany ustawień w zależności od potrzeby chwili,

— to zdecydowanie zyskasz na wprowadzeniu tej funkcji do swojego codziennego narzędziownika.

Mnie Shared Projects w ChatGPT pozwoliło „wyjść na swoje”, oszczędzając czas i nerwy. Szybciej ogarniam pracę, lepiej dzielę się obowiązkami i mam świadomość, że wszyscy w zespole na bieżąco widzą to samo, co ja.

Podsumowanie – współpraca z ChatGPT łatwiejsza niż kiedykolwiek

Z funkcją Shared Projects era przeklejania notatek, gubienia plików i wiecznego „poczekaj, to nie ta wersja” należy do przeszłości. OpenAI udostępniło narzędzie, które mogą wykorzystać zarówno profesjonaliści, studenci, jak i zwykli użytkownicy.

Czeka cię bezproblemowa współpraca, szybki przepływ informacji i uporządkowana przestrzeń robocza – niezależnie od tego, ile projektów prowadzisz i w jakim jesteś zespole. Moje doświadczenia pokazują, że zorganizowanie pracy „jak z płatka” to teraz – no, z ChatGPT – naprawdę żaden problem!

***

Źródła:

• Oficjalny komunikat OpenAI na Twitterze: https://twitter.com/OpenAI/status/1981432799212249119
• Doświadczenia autora oraz relacje użytkowników ChatGPT
• Dokumentacja funkcjonalności ChatGPT (projekty, współpraca, limity)

Materiał powstał w ramach współpracy z Marketing-Ekspercki. Masz pytania? Napisz do nas – zawsze chętnie podzielimy się poradą!

Źródło: https://x.com/OpenAI/status/1981432799212249119