Inwestycje w MŚP – jak pogodzić ludzi z technologią?

Zmierzch analogowego świata – gdzie zaczyna się cyfrowa transgresja MŚP?

Patrzę dziś na małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) przez pryzmat moich własnych doświadczeń i rozmów z przedsiębiorcami. Często słyszę historie o tym, jak jeszcze dwadzieścia lat temu królowały faksy, skrzynki pocztowe i kąty drukarni, a dziś – nie ma firmy bez maila, chmury czy choćby Facebooka. Otoczenie biznesowe polskich MŚP zmieniło się nie do poznania. Niemniej jednak, stare pytania pozostają zaskakująco aktualne: czy warto iść krok w krok za technologią, nie patrząc na ludzi, czy może właśnie inwestycja w człowieka i jego umiejętności jest tym, co daje przewagę na rynku?

Od ulotek po cyfrowy świat

Gdy jako młody przedsiębiorca pierwszy raz miałem w ręku firmową pieczątkę, nie marzyłem nawet o automatach rozmawiających z klientem na czacie. Przez trzy dekady przeobraziliśmy się z podziwiających plakaty na słupach w ludzi budujących swoje biznesy na bazie narzędzi cyfrowych, algorytmów i pracy w chmurze. Postępu technicznego nie da się zatrzymać – nie ma co się łudzić, że świat wróci do papierowych terminarzy.

Cyfryzacja nie jest już modnym hasłem – to po prostu rzeczywistość, na której opierają się procesy produkcyjne, sprzedaż, komunikacja, a także zarządzanie zespołem. Każdy, kto prowadzi firmę, wie, że technologie stają się nie tylko narzędziem do osiągania celów, ale wręcz warunkiem przetrwania.

Pierwszy krok – czy technologia zastąpi człowieka?

Często słyszę obawy o to, że maszyny odbiorą pracę ludziom. A jednak moje wieloletnie obserwacje pokazują, że nawet najbardziej zautomatyzowane przedsiębiorstwa zawsze potrzebują specjalisty, który poprowadzi projekt, dostosuje system czy obsłuży nietypową sytuację z klientem.

To wcale nie jest proste rozstrzygnięcie: inwestować w technologię czy w ludzi? No bo przecież, jak mówi stare polskie powiedzenie, „bez pracy nie ma kołaczy”, ale z drugiej strony – kto stoi w miejscu, ten się cofa.

Tendencje inwestycyjne MŚP – gdzie płyną pieniądze?

Europejski krajobraz inwestycyjny

Nie będę ukrywał – ostatnie lata były huśtawką nastrojów w gospodarce. Mimo to, w Europie aż 45% małych i średnich firm zapowiada zwiększenie wydatków na technologie informatyczne, jak pokazują wyniki badań przeprowadzonych wśród decydentów IT. Wśród moich znajomych właścicieli firm narzekania na podwyżki cen IT mieszają się z poczuciem, że bez nowych narzędzi nie ma mowy o rozwoju.

• Takie liczby nie biorą się znikąd – ponad połowa MŚP deklaruje wydatki przekraczające 23 tys. EUR rocznie na informatykę.
• Inwestycje rzędu stu tysięcy euro i więcej wcale nie są rzadkością – 4% firm gotowych jest przeznaczyć takim fundusz na IT już w tym roku.
• Bezpieczeństwo informatyczne rośnie na znaczeniu – tutaj, przyznaję, nie dziwi mnie nic. Każdy, kto padł ofiarą ataku ransomware, wie, że lepiej dmuchać na zimne.

Wydatki a rzeczywistość MŚP

Trzymam rękę na pulsie i widzę, że nawet najmniejsze przedsiębiorstwa zaczynają myśleć o cyfrowych kopiach zapasowych, szkoleniach bezpieczeństwa, automatyzacji sprzedaży czy wdrożeniach systemów ERP. Mam wrażenie, że jeszcze niedawno to była domena wyłącznie korporacji. W tej chwili coraz częściej spotykam się w małych przedsiębiorstwach z narzędziami rodem z „wielkiego świata” IT.

Jednak w rozmowach z innymi przedsiębiorcami nie brakuje też wątpliwości: czy zamiast najnowszego oprogramowania nie lepiej byłoby przeznaczyć te środki na dodatkowe pensje, szkolenia albo poprawę warunków pracy? Znaczy, każdy chciałby wyjść na swoje, mieć ciastko i zjeść ciastko – ale życie nauczyło mnie, że trzeba jednak coś wybrać.

Równowaga – czy można „mieć wszystko”?

Człowiek w centrum procesu cyfryzacji

Wiem jedno: żadna transformacja cyfrowa nie ma sensu, jeśli nie idzie za nią inwestycja w człowieka. Zwykły pracownik najczęściej przeżywa rewolucję w codziennych obowiązkach dużo bardziej niż szef. Gdy wprowadziłem nowe narzędzie do automatycznej obsługi zgłoszeń w mojej firmie, dopiero wtedy dotarło do mnie, ile obaw i niepewności to rodzi w zespole.

Ulubioną zasadą, którą powtarzam swoim znajomym, jest reguła „human first”, czyli najpierw człowiek, potem technologia. Jeśli pracownik nie rozumie, po co wprowadza się zmianę, albo czuje się zbędny, nawet najlepsza inwestycja w sprzęt lub oprogramowanie spełznie na niczym.

• Szkolenia – nie da się ukryć, że bez dobrego przeszkolenia wdrożenia nowych systemów przypominają budowanie domu od dachu.
• Kultura otwartości – tam, gdzie szefowie angażują ludzi w proces zmian, tam i wdrożenia idą sprawniej, i efekt końcowy jest lepszy.
• Wartości organizacyjne – nieco górnolotnie, ale warto mieć w firmie przekonanie, że technologia służy człowiekowi, a nie na odwrót.

Kiedy technologia pomaga, a kiedy przeszkadza

Zdarzyło mi się już wprowadzić do zespołu zbyt rozbudowany system do zarządzania projektami. Ostatecznie zbieraliśmy informacje w kilku miejscach, a komunikacja była bardziej chaotyczna niż wcześniej. Technologia powinna być przemyślana, dobrana do realnych potrzeb – tu sprawdza się powiedzenie „nie ma róży bez kolców”. Owszem, automatyzacja podnosi konkurencyjność, ale nie każda nowinka techniczna okaże się strzałem w dziesiątkę.

Zasada „human first” – praktyczne zastosowania

Co to znaczy „człowiek najważniejszy” w praktyce?

W codziennej pracy często łapię się na tym, że to, co mnie fascynuje jako nowinka technologiczna, bywa źródłem niepotrzebnego stresu dla współpracowników. Przykład? Migracja danych do chmury. Dla właściciela to szansa na oszczędności i nowoczesność – dla wielu pracowników zagrożenie utraty kontroli nad danymi lub niechciana konieczność nauki nowych narzędzi.

„Human first” to nie jest pusty slogan. To cała filozofia, którą można wprowadzić wykorzystując kilka kroków:

• Zrozumieć potrzeby ludzi – nim kupię kolejny system, dopytuję, z czym naprawdę zespół ma teraz trudności.
• Zaangażować zespół – konsultacje, spotkania i wspólne testowanie nowych rozwiązań świetnie wpływają na motywację.
• Przewidywać skutki – zanim podpiszę umowę z dostawcą IT, pytam: jak to rozwiązanie wpłynie na codzienną pracę ludzi?

Dlaczego inwestycja w ludzi się opłaca?

Podnoszenie umiejętności pracowników rzadko owocuje natychmiast – a jednak, z mojego doświadczenia, wydać kilkanaście tysięcy na szkolenia to często lepsza lokata niż zakup „modnego” systemu. Pracownik, który czuje się częścią zmiany, szybciej uczy się nowych rzeczy, a także chętniej dzieli się pomysłami na usprawnienia.

Nie chcę idealizować – wiadomo, czasem trzeba mocno wyważyć, czy dany kurs rzeczywiście się przyda. Ale w ogólnym rozrachunku lepsze morale, mniejsza rotacja i więcej inicjatywy w zespole pozwalają mojej firmie utrzymać się na powierzchni nawet w trudniejszych momentach.

Wydatki na technologię a wyzwania dnia codziennego

Koszty życia, rosnące ceny i presja czasu

Patrząc na realia ekonomiczne, nie dziwię się, że prawie 1/3 właścicieli MŚP wskazuje rosnące koszty jako największy problem. Kredyty, leasingi, wyższe rachunki za energię – przy takich wydatkach każda inwestycja IT musi być dobrze uzasadniona. Ja sam wiele razy kalkulowałem, czy stać mnie na nowy system księgowy albo automatyczny magazyn.

Trudno jednak uciec od konkluzji, że stale rosnące wymagania klientów, większa niepewność rynku i konieczność pracy zdalnej czy hybrydowej praktycznie wymuszają sięgnięcie po nowe technologie. Bez nich trudno wyobrazić sobie efektywne zarządzanie dokumentami, logistyką czy obsługą klienta.

Technologia jako inwestycja, nie koszt

Po latach nauczyłem się nie traktować wydatków na IT jak czystej straty. Oczywiście, rachunek ekonomiczny musi się zgadzać, ale dobrze wdrożona technologia realnie:

• Oszczędza czas – automatyzacja powtarzalnych zadań zostawia więcej przestrzeni na innowacje i rozwijanie biznesu.
• Chroni firmę – rozwiązania z zakresu bezpieczeństwa IT niejednokrotnie uchroniły mnie przed atakami hakerów i przypadkowym wyciekiem danych.
• Pozwala skalować działalność – dzięki narzędziom chmurowym mogę szybciej rekrutować pracowników i wprowadzać nowe usługi.

Wobec tego można powiedzieć, że inwestycje informatyczne, choć bywają bolesne dla portfela, są sposobem na budowanie bardziej odpornej firmy i zdobycie przewagi konkurencyjnej w trudniejszych ekonomicznie czasach.

Praca przyszłości – jak pogodzić ludzi i maszyny?

Sztuczna inteligencja – zagrożenie czy szansa?

Pojawienie się sztucznej inteligencji w codziennych działaniach firmy to już nie science fiction, tylko rzeczywistość. Według OECD AI Policy Observatory, AI docelowo przyniesie więcej miejsc pracy niż je zlikwiduje. Sam przekonałem się o tym, kiedy wdrożyłem narzędzia oparte na AI do obsługi zamówień i monitorowania rynku – nagle pojawiła się potrzeba stanowisk analitycznych czy specjalistów od danych, które wcześniej nie istniały.

Mam takie poczucie, że AI to jakby… dobrze wyostrzona kosa – narzędzie, które samo w sobie nie jest ani dobre, ani złe. Wymaga kogoś, kto wie, jak nim ciąć, a nawet jeśli pozwala przyspieszyć pewne procesy, to zawsze może się okazać, że człowiek zrobi coś lepiej, zwłaszcza tam, gdzie trzeba empatii, kreatywności czy elastycznego podejścia.

Nowe zawody, nowe kompetencje

Wraz z postępem technologicznym zmieniają się także oczekiwania wobec pracowników. Pamiętam rozmowę z koleżanką, która prowadzi małą agencję marketingową. Jeszcze pięć lat temu grafik musiał znać głównie programy do obróbki zdjęć – dziś coraz częściej oczekuje się od niego umiejętności programowania małych skryptów czy nawet obsługi narzędzi AI.

Nie ma co płakać nad rozlanym mlekiem – rzeczywistość po prostu goni do przodu. Kluczem jest szybkie zdobywanie nowych umiejętności i elastyczność w przekwalifikowaniu się. W mojej firmie coraz częściej osoby od obsługi klienta uczą się korzystać z chatbotów, systemów automatycznych powiadomień czy narzędzi do analizy danych.

Szkolenia i rozwój – inwestycja na przyszłość

Nie jest żadną tajemnicą, że to właśnie szkolenia i rozwój pracowników najmocniej wpływają na siłę całego zespołu. Na własnej skórze przekonałem się, że nawet niewielki budżet można dobrze wykorzystać, organizując warsztaty wewnętrzne czy korzystając z kursów online. Co ciekawe, często więcej nauczy się cały zespół, kiedy jedna osoba wraca ze szkolenia i dzieli się wiedzą przy kawie, niż podczas kilku godzin zajęć z zewnętrznym trenerem.

Motywacja, zaangażowanie i chęć do pracy – to wartości, które trudno przeliczyć na złotówki, ale które procentują przy każdej, nawet najmniejszej innowacji w firmie.

Jak zachować ludzkie oblicze biznesu w cyfrowym świecie?

Wartości, które budują zespół

Spotykam się nieraz z opinią, że w pogoni za nowinkami technologicznymi polskie przedsiębiorstwa zatracają swoją tożsamość. Moje doświadczenia podpowiadają mi jednak coś zupełnie innego – firmy, które umiejętnie łączą innowacje z dobrze zdefiniowanymi wartościami, są po prostu skuteczniejsze.

Oczywiście, automatyzacja, robotyzacja czy AI pozwalają zmniejszyć koszty, ale to atmosfera „ludzkiej twarzy” firmy sprawia, że klienci chcą wracać. Nie wszystko da się załatwić algorytmem – empatyczna rozmowa, szybka reakcja na kryzys czy indywidualne podejście do klienta wciąż stanowią solidny fundament biznesu.

Przykłady praktyczne – jak pogodzić dwie strony medalu?

– Nowe technologie w obsłudze klienta – kiedy wdrożyliśmy chatboty, zauważyliśmy, że klienci doceniają szybkość odpowiedzi, ale w trudniejszych sprawach wolą jednak, żeby odezwał się prawdziwy człowiek. Połączyliśmy więc automatyzację pierwszej linii kontaktu z zespołem konsultantów dostępnych w każdej, nietypowej sprawie.

– Automatyzacja procesów wewnętrznych – dzięki automatyzacji obiegu dokumentów nasi pracownicy mogą skupić się na kreatywnych zadaniach, na które zawsze brakowało czasu. Maile, przypomnienia czy raporty wykonuje teraz system, ale decyzje podejmujemy podczas wspólnych narad i burz mózgów.

– Szkolenia i rozwój – regularnie inwestujemy w kursy i szkolenia, zarówno techniczne (np. obsługa narzędzi BI), jak i „miękkie” (np. komunikacja, zarządzanie sobą w czasie). Dzięki temu cały zespół czuje, że rozwijamy się razem, a technologia nie odbiera mu pracy, lecz pozwala ją wykonywać lepiej.

Strategia MŚP – jak podejmować skuteczne decyzje inwestycyjne?

Analiza potrzeb, a nie moda

Uczestnicząc w wielu spotkaniach branżowych, usłyszałem już niejedną zaskakującą historię o nietrafionych inwestycjach. Czasem wdrożenie nowego systemu okazuje się zupełnie nietrafione, bo wybrana technologia nie odpowiada realnym potrzebom firmy. Doświadczyłem tego osobiście. Raz zdecydowałem się na kosztowną platformę komunikacyjną, która ostatecznie nie pasowała do specyfiki mojej branży – musiałem wracać do rozwiązań, które bardziej odpowiadały kulturze mojej firmy.

Kluczowa jest dokładna, krytyczna analiza, z czym naprawdę się borykasz. Warto wsłuchać się w głos załogi i klientów oraz wyciągnąć rękę po wyważone, praktyczne narzędzia zamiast ślepo podążać za trendami.

Wyważenie inwestycji – złoty środek

Stale wdrażam w swojej działalności kilka sprawdzonych zasad:

• Małe kroki – lepiej wdrożyć kilka drobnych zmian, dających szybkie efekty, niż inwestować ogromne sumy w rozwiązania, których wdrożenia nawet nie rozumiemy.
• Testowanie i ewaluacja – nowe narzędzie testuję najpierw na małej grupie, a dopiero potem wdrażam szerzej.
• Szkolenia w parze z technologią – nie warto wdrażać systemów, jeśli nie da się jednocześnie przeszkolić zespołu.
• Konsultacje zewnętrzne – czasem warto poprosić o opinię niezależnego eksperta, który obiektywnie oceni potencjał i zagrożenia związane z daną inwestycją.

Wspólnota technologii i ludzi – czy to możliwe?

Kultura feedbacku

W mojej firmie nauczyliśmy się rozmawiać o technologii otwarcie, bez czarnowidztwa i przesadnego hurraoptymizmu. Każda nowa wdrożona funkcjonalność jest po kilku tygodniach oceniana przez zespół – pytamy, co się sprawdza, a co przeszkadza. Czasem okazuje się, że z pozoru genialne rozwiązanie generuje więcej pracy niż dotychczas, a czasem – że zwykła „drobnostka” ratuje dzień niejednemu pracownikowi.

Kultura informacji zwrotnej sprawia, że technologia przestaje być narzędziem narzuconym „odgórnie”, staje się czymś, co wspólnie rozwijamy, ulepszamy i dopasowujemy do potrzeb.

Komunikacja w zespole: łączymy pokolenia i style pracy

Nie da się ukryć, że wdrożenia nowych technologii bywają wyzwaniem, zwłaszcza w zróżnicowanych wiekowo zespołach. Pamiętam wdrożenie nowego systemu pracy zdalnej – młodsi współpracownicy pochwycili go w mgnieniu oka, a osoby z większym stażem potrzebowały czasu i wsparcia. Wspólna praca nad instrukcjami i dedykowane prezentacje pozwoliły wszystkim poczuć się częścią zespołu, niezależnie od poziomu znajomości technologii.

Grafika: Przykład synergii technologii i ludzi w firmie

Podsumowanie: Czy istnieje idealny balans?

Nie znajdziesz jednej, uniwersalnej odpowiedzi na pytanie, czy „bardziej opłaca się inwestować w ludzi, czy w technologię”. Przez lata przekonałem się jednak, że najlepsze rezultaty przynosi połączenie obu filarów – otwartości na nowinki technologiczne z troską o rozwój i zadowolenie zespołu.

Nieprzypadkowo najtrwalsze, najbardziej lubiane przeze mnie firmy to te, które tworzą ludzie znający się na rzeczy, szanujący swoją pracę i umiejący wykorzystywać technologię. Takie, w których nowoczesne narzędzia stają się sprzymierzeńcem, a nie „zamordystą” zespołu. Gdzie innowacja idzie w parze z empatią i rodzajem zaufania, którego nie sposób zautomatyzować żadnym algorytmem.

W końcu, jak mawiają moi rodzinni przedsiębiorcy, warto być może trochę „na czasie”, ale nigdy kosztem tego, co ludzkie. Bo nawet w najbardziej cyfrowym świecie lepiej rozumie ten, kto umie patrzeć i na ludzi, i na technologie – i wtedy nie tylko wyjdziesz na swoje, ale masz sporą szansę na prawdziwy sukces, którego konkurencja może ci tylko pozazdrościć.

Źródło: https://www.forbes.pl/opinie/inwestowac-w-ludzi-czy-technologie-dylematy-malych-i-srednich-firm/3jzzp10?fbclid=IwY2xjawKSjLJleHRuA2FlbQIxMABicmlkETAzWDVyMldZVkk5QVV2amNJAR4Z-OMQQWpb2gBEgz4j0Xx9iMI7r-6rOGQykMHc_x7DxNa51WxPW6NT9MNLiw_aem_YmnAmAGNy9KxDsgFZGZoyA