AI w urzędach USA: ChatGPT, Gemini i Claude zatwierdzone do pracy

USA stawia na sztuczną inteligencję w administracji publicznej

W ostatnich tygodniach świat mediów technologicznych wrze, a ja z niemałym zaciekawieniem obserwuję doniesienia zza Oceanu. Amerykańska Administracja Usług Ogólnych (General Services Administration, GSA) postanowiła dopuścić narzędzia sztucznej inteligencji trzech renomowanych producentów – OpenAI (odpowiedzialnego za ChatGPT), Google (twórca Gemini) oraz Anthropic (autor narzędzia Claude) – do oficjalnego użytku w cywilnych agencjach federalnych Stanów Zjednoczonych. Ta decyzja z pewnością zapisze się w annałach historii informatyzacji państwowej administracji.

Nie trzeba ukrywać, że taki ruch znacząco zmienia i przyspiesza zasady gry – federalne urzędy zamiast przedzierania się przez gąszcz indywidualnych negocjacji z każdym dostawcą, mogą sięgnąć po sprawdzone rozwiązania bez zbędnej zwłoki. Tym samym Ameryka staje się swego rodzaju poligonem doświadczalnym dla masowego wdrażania zaawansowanej sztucznej inteligencji w sektorze publicznym, wyprzedzając tym samym wiele światowych rynków o kilka długości.

Jak to możliwe? GSA zmienia zasady gry

Dzięki decyzji GSA stworzono specjalną listę certyfikowanych dostawców, której uczestnicy przeszli wnikliwą weryfikację pod kątem bezpieczeństwa, wydajności i zgodności ze standardami państwowymi. Tym samym:

• Skrócono czas wdrożenia narzędzi AI – urzędy nie muszą już wdawać się w żmudne, wielomiesięczne negocjacje z każdym dostawcą osobno, tylko wybierają spośród już zatwierdzonych opcji.
• Zagęszczono pole do negocjacji cen – centralizacja zamówień publicznych daje rządowi spore możliwości uzyskiwania korzystnych rabatów. To od dawna znany atut GSA, wykorzystywany z powodzeniem choćby w kontraktach na oprogramowanie Adobe, Google czy Salesforce.
• Otworzono drzwi dla kolejnych innowatorów – lista zatwierdzonych podmiotów ma charakter otwarty. Oznacza to, że z czasem mogą trafiać na nią kolejne firmy, przeciwdziałając ewentualnej monopolizacji rynku.

Moim zdaniem takie rozwiązanie przynosi dwie ważne korzyści. Po pierwsze, administracja publiczna USA unika pułapki bycia zakładnikiem jednej technologii. Po drugie, zyskuje realny dostęp do najświeższych narzędzi, które naprawdę mogą poprawić funkcjonowanie urzędów. Co ciekawe – nie zawsze w Polsce i Europie idziemy tą samą ścieżką, a przecież sprawny system zamówień publicznych to prawdziwa dźwignia efektywności.

Federalna platforma Multiple Award Schedule

Kilka słów wyjaśnienia – GSA funkcjonuje od lat jako operator tzw. Multiple Award Schedule, czyli platformy zakupowej dla instytucji rządowych. To coś w rodzaju dużego katalogu, z którego urzędnicy mogą natychmiast wybierać oprogramowanie, sprzęt czy usługi od wcześniej zweryfikowanych dostawców. Ten model znacznie ogranicza biurokrację i przyspiesza decyzje zakupowe. Teraz amerykańskie urzędy mogą „na kliknięcie” zamawiać ChatGPT, Gemini czy Claude – oraz korzystać z tych narzędzi do modernizacji pracy biura, obsługi obywateli czy analizy dokumentów.

Bezpieczeństwo i jakość – testy, weryfikacje, polityka

Nie od dziś wiadomo, że administracja publiczna to obszar, w którym bezpieczeństwo oraz ochrona danych osobowych grają pierwsze skrzypce. Przed dopuszczeniem czegokolwiek do obrotu w urzędach, każda z wymienionych firm musiała przejść szereg testów oraz audytów dotyczących:

• Zabezpieczenia danych – priorytetem jest, by dane obywateli nie wyciekały i nie były narażone na nadużycia.
• Niezawodności – narzędzia muszą działać stabilnie, nawet pod dużym obciążeniem.
• Zgodności z polityką państwa – administracja federalna USA nałożyła m.in. obowiązek korzystania z modeli określanych jako wolne od „ideologicznych uprzedzeń”, co wynika bezpośrednio z podpisanych rozporządzeń prezydenckich.

Trzeba przyznać, że same szczegóły wdrożeń oraz dokładne zapisy kontraktowe pozostają na razie ściśle strzeżoną tajemnicą. To pewnie wynik gorączki legislacyjnej i ostrożności urzędników, którzy nie chcą popełnić kosztownych wpadek. Według zapowiedzi, coraz więcej stanowisk urzędniczych ma otrzymać dostęp do zaawansowanych narzędzi AI – nie tylko tam, gdzie już dziś automatyzacja aż się prosi, ale również w departamentach, które do tej pory korzystały z tradycyjnych, „analogowych” metod pracy.

Kontekst polityczny i oczekiwania społeczne

Sama decyzja dopuszczająca AI nie pojawiła się w próżni. Tuż przed nią prezydent USA podpisał pakiet rozporządzeń dotyczących rozwoju technologii oraz zabezpieczenia jej neutralności politycznej. Urzędnicy federalni zostali tym samym zobowiązani, by korzystać wyłącznie z narzędzi, które przeszły odpowiednią weryfikację pod kątem „braku ideologicznych uprzedzeń”. Co to oznacza w praktyce – czas pokaże. Na razie ta regulacja stała się tematem niejednej politycznej debaty w amerykańskich mediach.

Osobiście zadaję sobie pytanie, czy podobne zasady „ideologicznej czystości” pojawią się w innych krajach. W USA wdrożenie nowych technologii bywa wyjątkowo szybkie, lecz jednocześnie zawsze wzbudza napięcia związane z prywatnością, wolnością słowa i rolą państwa w kształtowaniu społeczeństwa informacyjnego.

Zastosowania ChatGPT, Gemini i Claude w codziennej pracy urzędu

Z mojego punktu widzenia wachlarz zastosowań sztucznej inteligencji w biurach administracji publicznej wydaje się właściwie nieograniczony, a pierwsze efekty wdrożenia w USA będą zapewne szeroko obserwowane przez resztę świata.

Automatyzacja pracy biurowej

AI może zdziałać cuda tam, gdzie do tej pory pracownicy urzędów tracili godziny na żmudnych, powtarzalnych czynnościach. Przykłady? Proszę bardzo:

• Szybkie wyszukiwanie i analiza dokumentów – trudno sobie wyobrazić, ile czasu można zaoszczędzić, gdy sztuczna inteligencja w kilka sekund przeszukuje tysiące stron akt i raportów, zamiast człowieka, który zmuszony byłby wertować stosy papieru.
• Redagowanie pism urzędowych – generatory tekstów mogą pomóc pracownikom w przygotowywaniu oficjalnych komunikatów, odpowiedzi na wnioski czy podsumowań spotkań.
• Podsumowywanie obszernych materiałów – urzędnik, który dostanie kilkusetstronnicowy raport, zamiast tracić pół dnia na czytanie, może w kilka sekund zapoznać się z najważniejszymi tezami wyekstrahowanymi przez system.

Zdarzało mi się rozmawiać z pracownikami biur w Polsce, którzy po cichu marzą o takim wsparciu. Dziś w USA to już rzeczywistość.

Wsparcie obsługi obywatela i chatboty

Kolejna sfera, w której AI błyszczy, to systemy obsługi klienta – czy może raczej obywatela. Chatboty oparte na narzędziach pokroju ChatGPT czy Gemini potrafią:

• Błyskawicznie odpowiadać na typowe pytania, bez konieczności angażowania żywego pracownika.
• Wspierać proces składania wniosków online – wyjaśniać kolejne kroki, podpowiadać niezbędne załączniki czy tłumaczyć urzędową nowomowę na „ludzki” język.
• Obsługiwać zgłoszenia całodobowo, co przy skali działania federalnych agencji ma ogromne znaczenie.

Znam wiele historii, gdy Polak próbujący załatwić prostą sprawę w urzędzie natyka się na niekończące się oczekiwanie – być może w USA właśnie zaczęto przełamywać ten impas.

Przyspieszenie procesów i analiza danych

Warto pamiętać, że administracja publiczna działa na olbrzymich zbiorach danych – podatkowych, demograficznych, zdrowotnych czy o ruchu ludności. Tradycyjne metody analizy takich zasobów bywają zawodne albo po prostu – czasochłonne.

• Modele takie jak Claude mogą analizować skomplikowane zestawy danych, szukać korelacji i wskazywać nieprawidłowości znacznie szybciej niż ludzki analityk.
• ChatGPT sprawdza się przy szybkiej analizie jakościowej, na przykład w ocenie opinii publicznej czy ustawieniach kampanii informacyjnych.
• Gemini z racji integracji z wyszukiwarką Google już teraz zapewnia dostęp do najnowszych informacji i pozwala weryfikować dane w trybie niemal natychmiastowym.

Jako ciekawostkę dodam – kilka lat temu pracowałem przy projektach, które nawet przy dużym budżecie nie były w stanie podejść do tematu z taką precyzją i szybkością, jaką daje dziś połączenie AI i sprawnej infrastruktury państwowej.

Otwarta lista dostawców i konkurencja na rynku AI

Wypowiedź Stephena Ehikiana z GSA mówi jasno: celem nie jest wskazanie jednego „ulubionego” dostawcy, lecz stworzenie szerokiego wachlarza rozwiązań dla federalnych urzędników. W praktyce taki model:

• Wzmacnia konkurencję – firmy starają się innowacyjnie rozwijać swoje produkty, by zdobyć kawałek „rządowego tortu”.
• Zabezpiecza interes publiczny – w przypadku problemów z jednym narzędziem zawsze można sięgnąć po rozwiązanie konkurencji.
• Pobudza rynek – zachęca do inwestycji w technologie powiązane z AI, np. automatyzację procesów, zarządzanie dokumentacją czy cyberbezpieczeństwo.

Patrząc przez pryzmat historycznych doświadczeń USA, taka otwartość często przynosiła efekty wykraczające poza pierwotne założenia urzędników. Dziś mamy szansę obserwować narodziny nowego ekosystemu publiczno-prywatnego w zakresie rozwoju AI.

Szanse i wyzwania – perspektywa praktyka

Jako osoba zaangażowana w cyfrową transformację, długo oczekiwałem na taki krok państwowych struktur. Ot, nie ma róży bez kolców – każda rewolucja niesie jednak także zagrożenia i pytania, na które odpowiedzi pojawią się dopiero z czasem.

Korzyści dla urzędów i obywateli

Tak szeroko zakrojone wdrożenie AI w urzędach federalnych może przełożyć się na:

• Lepszą obsługę obywateli – szybciej, sprawniej, z większą dbałością o szczegóły i personalizację komunikatów.
• Oszczędności budżetowe – efektywniejsze wykorzystanie czasu pracy urzędników, skrócenie kolejek i wyeliminowanie powtarzalnych błędów administracyjnych.
• Podniesienie prestiżu urzędów – publiczne instytucje mogą być kojarzone z nowoczesnością, a nie z przestarzałymi rozwiązaniami czy „papierologią”.
• Rozwój kompetencji cyfrowych pracowników – konieczność pracy z AI to świetna okazja do nauki i zdobywania nowych umiejętności przez kadrę.

Tak szczerze mówiąc, sam chętnie zobaczyłbym podobne zmiany za oknem własnego urzędu – w końcu chaos biurokratyczny potrafi potężnie dokuczyć każdemu z nas.

Potencjalne przeszkody i zagrożenia

Z drugiej strony powinniśmy podejść do tematu z dystansem:

• Prywatność danych – pojawia się pytanie, czy i w jaki sposób administracja USA zamierza skutecznie chronić dane osobowe zgodnie z krajowymi i międzynarodowymi normami. Historia zna niestety przypadki wycieków, które potem odbijały się czkawką przez lata.
• Podnoszenie kompetencji kadry urzędniczej – wdrożenie AI wymaga odpowiednich szkoleń, wsparcia merytorycznego i zmian w podejściu do pracy.
• Zależność od dostawców – nawet otwarta lista nie wyeliminuje ryzyka uzależnienia systemu publicznego od komercyjnych platform, nad których architekturą nie ma się pełnej kontroli.
• Ryzyko błędów AI – choć jakość narzędzi sprawdzono, algorytmy bywają omylne, zwłaszcza w sytuacjach, gdzie interpretacja niuansów językowych lub prawnych jest kluczowa.
• Bariera wdrożeniowa – nawet najlepsze narzędzia na nic się zdadzą, jeśli zabraknie odpowiedniego podejścia do ich integracji z codzienną praktyką urzędów.

Nie jest tajemnicą, że efektywność automatyzacji zależy nie tylko od narzędzi, lecz także od otwartości ludzi, którzy będą z nich korzystać. Zdarzało mi się już obserwować wdrożenia, gdzie opór pracowników popsuł najlepsze nawet plany. Właściwie można rzecz, że „nowe zawsze budzi opór” – choć czasem potem wszyscy pytają, jak mogli wcześniej pracować bez tych rozwiązań.

ChatGPT, Gemini i Claude – czym się różnią i w czym pomagają?

W dyskusjach o AI pojawia się często pytanie, czym różnią się od siebie narzędzia zatwierdzone właśnie przez GSA. Moje doświadczenia pozwalają wskazać kilka wyraźnych atutów każdego z nich:

ChatGPT

Stworzony przez OpenAI, ChatGPT to obecnie synonim konwersacyjnej sztucznej inteligencji, której zalety to:

• Umiejętność generowania poprawnych, płynnych tekstów – zarówno w krótkiej, jak i rozbudowanej formie.
• Błyskawiczne tworzenie podsumowań – świetnie sprawdza się przy wyciąganiu esencji nawet z opasłych dokumentów.
• Wsparcie w kreatywnych procesach biurowych – od tworzenia komunikatów po drobne zadania wymagające „lekkiego pióra”.

Dzięki temu znajdzie zastosowanie wszędzie tam, gdzie istotna jest przejrzystość przekazu czy szybkie generowanie standardów dokumentacyjnych.

Gemini

Model Google wyróżnia:

• Doskonała integracja z zasobami internetu – pozwala od ręki weryfikować dane, szukać najnowszych informacji czy monitorować aktualności.
• Potencjał do automatyzacji przepływów informacji – narzędzie świetnie odnajduje się przy zarządzaniu bazami danych czy sprawdzaniu aktualizacji prac legislacyjnych.
• Szybkość wyszukiwania i agregowania danych – co by nie mówić, Google w tej dziedzinie od lat wiedzie prym.

W praktyce w urzędzie wykorzystasz go do śledzenia nowelizacji przepisów albo monitorowania największych portali informacyjnych pod kątem newralgicznych doniesień.

Claude

Claude, powstały w laboratoriach Anthropic, stawia na:

• Analizę długich, złożonych tekstów – to AI radzi sobie nawet z analizą setek stron akt w poszukiwaniu kluczowych fragmentów.
• Neutralność i przejrzystość – nacisk na etykę działania i neutralność przekazu to cechy, które bardzo dobrze wpisują się w wymagania stawiane przez administrację publiczną.
• Stabilność działania przy większych wolumenach danych – nie zawodzi nawet przy naprawdę dużych projektach.

Gdybym miał wskazać jedno narzędzie do „ciężkich przypadków”, np. oceny długich raportów, Claude byłby zdecydowanie w czołówce.

USA jako kierunkowskaz dla świata – co to znaczy dla Polski i Europy?

Nie sposób nie zadać sobie pytania, czy rodzimy sektor administracji publicznej powinien podążać śladem Amerykanów. Z jednej strony mamy tradycję ostrożnego wdrażania nowości i nieco większy dystans do innowacji, z drugiej – coraz wyższe oczekiwania społeczne oraz ciążące na nas zobowiązania związane z cyfryzacją.

Zastanawiam się, jak szybko podobne procedury mogłyby zagościć w Polsce. Wiadomo – polska specyfika zamówień publicznych zawsze rządzi się własnymi prawami, a do tego pojawiają się regionalizmy, specyficzne wymogi legislacyjne i nieufność wobec wielkich korporacji zza oceanu.

Czego możemy się nauczyć od USA?

Moim zdaniem z doświadczeń Amerykanów warto wyciągnąć kilka wniosków:

• Centralizacja zamówień przyspiesza wdrożenia i ogranicza papierologię.
• Weryfikacja bezpieczeństwa pozwala utrzymać wysoką jakość usług IT oraz ochronę danych obywateli.
• Otwartość na nowe narzędzia – szeroka lista dostawców przeciwdziała tworzeniu się „silnych zamków” technologicznych.
• Automatyzacja to nie tylko oszczędność, lecz także bardziej zadowolony obywatel i sprawniejsza administracja.

To właśnie sprawne wdrożenie i ciągła weryfikacja kompetencji ludzi odpowiedzialnych za wdrażanie nowych technologii będzie kluczem do sukcesu. Bez tego nawet najlepsze narzędzia trafią tam, gdzie „diabeł mówi dobranoc”.

Technologie przyszłości a wyzwania systemowe

Trzeba jasno powiedzieć – narzędzia AI nie są lekiem na całe zło. Często przyczyniają się do rozwoju nowych kompetencji, ale i generują nieoczekiwane problemy. Z własnego podwórka widzę, że sprawne narzędzie nie wystarczy – potrzebna jest jeszcze zmiana myślenia, otwartość na eksperymenty oraz gotowość do ponoszenia odpowiedzialności za efekty wdrożenia.

Polska administracja sukcesywnie zwiększa poziom cyfryzacji, ale wyraźnie brakuje jeszcze odwagi, którą właśnie zaprezentowały Stany Zjednoczone. Na pewno przed nami długa droga, niemniej jednak Ameryka zostawia nam bardzo inspirującą lekcję.

Narzędzia AI jako wsparcie w rozwoju automatyzacji i sprzedaży

Nie mogę pominąć tematu zastosowań narzędzi AI w szeroko pojętym wsparciu sprzedaży i automatyzacji procesów biznesowych, bo i ten aspekt coraz wyraźniej przebija się do instytucji publicznych.

Automatyzacja procesów urzędowych

• Budowanie work-flow dokumentów – AI może „pilnować” obiegu dokumentów wewnątrz urzędu, monitorować terminy, delegować zadania czy przypominać o zaległych sprawach.
• Analiza i optymalizacja wydatków – narzędzia AI wspierają optymalizację kosztów operacyjnych urzędu, pomagając w wykrywaniu nieefektywnych procedur.
• Planowanie projektów i budżetów – AI radzi sobie z modelowaniem niepewności i przewidywaniem wydatków w dłuższej perspektywie.

Te mechanizmy, dotychczas domena biznesu, coraz śmielej wchodzą na grunt administracji państwowej – efekty widać już na poziomie czasów realizacji czy niższej liczby błędów urzędniczych.

Wsparcie sprzedaży i obsługi klienta w praktyce urzędowej

O ile w administracji trudno mówić o „sprzedaży” sensu stricto, coraz częściej spotykam się z podejściem, w którym obywatel staje się klientem – a jego doświadczenie kontaktu z urzędem podlega ocenie jak w serwisie czy sklepie. AI uczestniczy w tym procesie:

• Personalizując komunikaty – urzędy mogą lepiej dostosować swoje komunikaty do grup odbiorców, segmentować powiadomienia czy przewidywać potrzeby obywateli.
• Przyspieszając obsługę zgłoszeń – automatyzacja pierwszego kontaktu, sortowanie zgłoszeń wg priorytetów, „wyłapywanie” najczęstszych pytań.
• Tworząc portale informacyjne, które rozumieją język naturalny – zamiast szukać informacji w gąszczu menu, obywatel może po prostu zapytać „po swojemu” i otrzymać konkretną, użyteczną odpowiedź.

Po części to już nie przyszłość, a nasza codzienność. Kiedyś, przy okazji prac wdrożeniowych w jednym z polskich urzędów, usłyszałem: „Panie, jakby to umiało samo odpisywać na wnioski, to ja idę na urlop”. Dziś, przy testach narzędzi AI, wielu z nas nie wyobraża sobie powrotu do starych metod.

Przyszłość wdrożeń AI w urzędach – wyzwania dla menedżerów IT

Chciałbym w tej części podzielić się swoimi przemyśleniami z perspektywy menedżerów odpowiedzialnych za transformację cyfrową w polskich i międzynarodowych instytucjach publicznych.

Jak przygotować się do skutecznego wdrożenia AI?

Zarządzając projektami automatyzacyjnymi, widzę kilka kluczowych elementów:

• Szczegółowa analiza potrzeb – zanim zaczniemy wdrażać AI, warto zastanowić się, w których procesach technologia faktycznie przyniesie korzyść.
• Szkolenia dla pracowników – im lepiej przygotowana kadra, tym szybciej wdrożenie przejdzie bezboleśnie. Nauka obsługi AI powinna być procesem ciągłym.
• Pilotaż i stopniowe skalowanie rozwiązań – moim zdaniem niewskazane jest wdrażanie nowych narzędzi „na hura”. Lepiej zacząć od wybranych departamentów i stopniowo wprowadzać AI w kolejnych obszarach.
• Wsparcie dostawców – producent narzędzia powinien być partnerem we wdrażaniu, nie tylko sprzedawcą licencji. Jasno ustalone warunki serwisu i wsparcia technicznego to połowa sukcesu.
• Monitorowanie efektów i gotowość do korekt – nie ma czegoś takiego jak idealne wdrożenie od razu. Trzeba regularnie weryfikować skuteczność rozwiązań i poprawiać je tam, gdzie „coś zgrzyta”.

Dzięki takiemu podejściu, nawet najbardziej złożony system można wdrożyć krok po kroku, unikając przy tym utraty kontroli czy niepotrzebnych perturbacji.

Zakończenie – USA jako poligon, świat patrzy z uwagą

Decyzja Stanów Zjednoczonych o dopuszczeniu do użytku administracyjnego narzędzi ChatGPT, Gemini i Claude stawia Amerykę w roli pioniera w cyfryzacji państwowej biurokracji. Trudno się dziwić – to „zielone światło” dla szerokiego zastosowania AI otwiera szereg możliwości, które z pewnością zostaną bacznie zaobserwowane i, kto wie, być może skopiowane przez inne kraje na świecie.

Osobiście czekam na pierwsze kompleksowe raporty z efektów tej zmiany. Czy zadziała wyścig zbrojeń technologicznych urzędów międzykontynentalnych? Czy polskie ministerstwa wezmą przykład z amerykańskich kolegów po fachu? Czas pokaże, chociaż – jak to mówią – nie ma co chwalić dnia przed zachodem słońca.

Jedno jest pewne: dopisujemy właśnie nowy rozdział do historii globalnej administracji – i jeśli coś może uczynić życie urzędników i obywateli prostszym, szybszym i bardziej przewidywalnym, to bez wątpienia jest to sztuczna inteligencja.

Zachęcam Cię – obserwuj ten trend, ucz się od najlepszych i nie bój się testować nowych narzędzi. Nawet jeśli dziś AI wydaje się „kosmosem” – za chwilę stanie się codziennością także w polskich realiach.

—

Autor: Zespół Marketing-Ekspercki

Źródło: https://www.pb.pl/usa-daja-zielone-swiatlo-ai-chatgpt-gemini-i-claude-dopuszczone-do-uzytku-w-urzedach-1246334